Administrative Assistant

Description

Voulez-vous construire une carrière qui est vraiment de valeur? Travailler au Groupe de la Banque mondiale offre une occasion unique pour pour aider nos clients à résoudre leurs plus grands défis de développement. Le Le Groupe de la Banque mondiale est l’une des plus grandes sources de financement et de connaissances pour les pays en développement; Un partenariat mondial unique de cinq institutions se consacrer à mettre fin à l’extrême pauvreté, à accroître la prospérité partagée, et promouvoir le développement durable. Avec 189 pays membres et plus de 120 bureaux dans le monde, nous travaillons avec des partenaires des secteurs public et privé, investir dans des projets novateurs et utiliser les données, la recherche et la technologie pour trouver des solutions aux défis mondiaux les plus urgents. Pour en savoir plus renseignements, visitez www.worldbank.org.

La Banque mondiale recherche un Personne organisée, énergique et expérimentée capable de fonctionner efficacement dans un environnement très exigeant et au rythme rapide pour servir d’administrateur Assistant. L’assistant(e) administratif(ve) sera placé(e) sous la supervision directe du responsable des finances qui est responsable de ses activités techniques et le perfectionnement professionnel et l’évaluation du rendement. L’administration L’assistant fait partie intégrante de l’administration du bureau de pays de Kinshasa et l’équipe financière. (L) Il fournira un soutien administratif et un soutien à la clientèle à l’ Personnel du bureau de pays. Le travail implique une interaction fréquente avec d’autres unités institutionnelles, personnel d’autres endroits (locaux et internationaux), gouvernement les fonctionnaires, les consultants et les organisations externes

RÔLES & RESPONSABILITÉ

Les tâches et responsabilités de l’adjoint(e) administratif(ve) sont les suivantes : mais ne sont pas limités à ce qui suit :

• Fournir une assistance et un soutien primaires à l’équipe des finances dans le traitement des transactions comptables, financières, d’approvisionnement et administratives.
• Recevoir et expédier tous les documents administratifs, comptables et financiers.
• Assurer le respect des politiques et procédures financières de la Banque mondiale.
• Assister et suivre les achats du bureau de pays.
• Gérer les tâches de routine, y compris la réception des factures des fournisseurs, la vérification de leur exhaustivité et leur conformité aux exigences du système de TVA et de Global Payment Provider.
• Soumettre et suivre les documents d’exonération de TVA et autres documents d’exonération aux autorités fiscales.
• En collaboration avec le coordinateur des conducteurs, s’assurer que les documents administratifs appropriés des véhicules du Groupe de la Banque mondiale existent et sont mis à jour en temps opportun ; surveiller les coûts de carburant et de réparation des véhicules en tenant à jour la fiche de surveillance du carburant.
• Fournir un soutien approprié au personnel qui déménage à destination ou en provenance de Kinshasa.
• Suivi de l’enregistrement des fournisseurs du bureau de pays, mise à jour des coordonnées bancaires selon les besoins du système GPP.
• Maîtriser le système GPP pour aider le personnel du bureau de pays, les clients internes et externes et les fournisseurs, le cas échéant.
• Surveiller les contrats de services des bureaux de pays et s’assurer que les paiements sont effectués correctement et en temps voulu conformément aux conditions générales, et clôturer les contrats après avoir vérifié que tous les paiements dus sont effectués et que toutes les conditions générales sont respectées.
• Créer des demandes de voyage pour les consultants et les visiteurs tout en maîtrisant le système de voyage pour aider les voyageurs du bureau de pays le cas échéant.
• Examiner et gérer les contrats ou les éléments en suspens depuis longtemps et assurer le suivi des règlements en temps opportun.
• Effectuer un dénombrement physique annuel des immobilisations du bureau de pays et s’assurer que les nouveaux actifs sont étiquetés et enregistrés dans SAP.
• Tenir à jour l’inventaire des actifs du bureau de pays, assurer la bonne maintenance des actifs, bref assurer une bonne gestion des actifs.
• S’acquitter de toutes autres tâches assignées par le (la) titulaire en rapport avec le programme de travail du bureau de pays.

Critères de sélection

Parmi autres critères, le candidat retenu doit être titulaire / avoir :

• Baccalauréat de préférence en comptabilité, finance ou administration des affaires.
• Trois ans d’expérience professionnelle pertinente, de préférence au sein d’organisations internationales, d’ONG ou d’organisations du secteur privé.
• Maîtrise de l’utilisation de fonctions avancées sur des applications informatiques standard (applications Windows : Word, Excel et PowerPoint), solide connaissance de la comptabilité informatisée.
• Connaissance et aptitude à exécuter diverses procédures de travail liées au traitement et à la production en temps voulu des produits assignés et aux activités administratives d’appui.
• Connaissance appliquée des procédures et des pratiques des organisations, y compris la gestion des documents et les procédures de classement.
• Connaissance approfondie des procédures de travail dans l’unité de travail assignée.
• Utilisation démontrée de l’initiative et capacité d’établir des liens appropriés dans les exigences du travail et de prévoir les prochaines étapes ; et de donner suite aux priorités de l’équipe en l’absence du chef d’équipe et de répondre aux demandes d’information.
• Engagé, dévoué et joueur d’équipe avec capacité à traiter avec tact et efficacité avec le personnel et les clients dans un environnement multiculturel.
• Maîtrise du français, connaissance pratique de l’anglais (oral et écrit), y compris la capacité de rédiger de la correspondance courante et de réviser des documents en utilisant la grammaire, la ponctuation et le style appropriés.
• Compétences efficaces en gestion du temps et en organisation.
• Capacité à produire un travail de haute qualité sous pression.
  
  Monde Compétences de base du Groupe de la Banque : Veuillez consulter : https://bit.ly/2kbIA7O.
  
  Le Groupe de la Banque mondiale offre des services complets les avantages sociaux, y compris un régime de retraite ; l’assurance médicale, l’assurance vie et l’assurance invalidité ; et les congés payés, y compris le congé parental, ainsi que les aménagements raisonnables pour les personnes handicapées.
  Nous sommes fiers d’être un acteur de l’égalité des chances et employeur inclusif avec un effectif dévoué et engagé, et ne pas discriminer en fonction du sexe, de l’identité de genre, de la religion, de la race, de l’origine ethnique, orientation sexuelle ou handicap.
  En savoir plus sur le travail à la Banque mondiale et à l’IFC, y compris nos valeurs et nos histoires inspirantes.

Compétences de base du Groupe de la Banque mondiale

Le Groupe de la Banque mondiale offre des avantages complets, notamment un régime de retraite ; l’assurance médicale, l’assurance vie et l’assurance invalidité ; et des congés payés, y compris des congés parentaux, ainsi que des aménagements raisonnables pour les personnes handicapées.

Nous sommes fiers d’être un employeur inclusif et souscrivant au principe de l’égalité des chances, avec une main-d’œuvre dévouée et engagée, et nous ne faisons aucune discrimination fondée sur le sexe, l’identité de genre, la religion, la race, l’origine ethnique, l’orientation sexuelle ou le handicap.

Apprenez-en davantage sur le travail à la Banque mondiale et à l’IFC, y compris nos valeurs et nos histoires inspirantes.